Türi Vallavalitsuse privaatsuspoliitika

Üldine teave

Käesolev teave isikuandmete töötlemise kohta on koostatud vastavalt Euroopa Liidu isikuandmete kaitse üldmäärusele (EL) 2016/679 (IKÜM), eelkõige artikli 12 „Selge teave, teavitamine ja andmesubjekti õiguste teostamise kord" nõuetele.
Privaatsuspoliitika eesmärk on selgitada, kuidas ja miks me Teie isikuandmeid töötleme, ning anda ülevaade Teie õigustest andmesubjektina.

Kuidas me kaitseme Teie eraelulist teavet?
Türi Vallavalitsus töötleb isikuandmeid eelkõige seadusest tulenevate avalike ülesannete täitmiseks.
Meie jaoks on oluline tagada, et isikuandmete töötlemine oleks õiglane, läbipaistev ja turvaline. Oleme rakendanud tehnilised ja organisatsioonilised turvameetmed, et kaitsta Teie andmeid volitamata juurdepääsu, avalikustamise, muutmise või hävimise eest.
Kui Teil on küsimusi või vajate lisateavet, võtke palun ühendust Türi Vallavalitsusega meie üldisel e-posti aadressil vallavalitsus@tyri.ee või meie andmekaitsespetsialistiga aadressil eleana.palling@tyri.ee.

Mille alusel me Teie isikuandmeid töötleme?
Töötleme Teie isikuandmeid (nt ees- ja perekonnanimi, isikukood, sünniaeg, elukoha aadress, kontaktandmed) üksnes seaduslikel alustel, sealhulgas:
• avaliku ülesande täitmisel, näiteks koolikoha määramisel või sotsiaaltoetuse maksmisel;
• õigusaktidest tulenevate kohustuste täitmisel, näiteks raamatupidamisandmete säilitamisel või andmete edastamisel palgamaksete tegemiseks;
• lepingulise suhte raames, kui olete sõlminud Türi Vallavalitsusega lepingu;
• õigustatud huvi alusel, näiteks videovalve kasutamisel vallale kuuluvates hoonetes või territooriumidel.

Kui soovime töödelda Teie isikuandmeid muul alusel, küsime Teilt selleks nõusoleku. Teil on alati õigus nõusolek tagasi võtta. Nõusoleku puudumisel me isikuandmeid nimetatud eesmärgil ei töötle.

Isikuandmete töötlemisel järgitavad õigusaktid

Töötleme isikuandmeid kooskõlas järgnevate õigusaktidega:
• Euroopa Liidu isikuandmete kaitse üldmäärus (IKÜM),
• Isikuandmete kaitse seadus,
• Avaliku teabe seadus,
• Kohaliku omavalitsuse korralduse seadus,
• Rahvastikuregistri seadus ja muud asjakohased Eesti Vabariigi seadused.

Vastutav töötleja ja volitatud töötlejad
Isikuandmete vastutav töötleja on Türi Vallavalitsus kui ametiasutus, kes vastutab konkreetse avaliku ülesande, juriidilise kohustuse või lepingu täitmise eest või kes on Teilt küsinud nõusoleku andmete töötlemiseks. Teie isikuandmetele pääsevad ligi ainult need asutuse teenistujad, kes kasutavad isikuandmeid tööülesannete täitmiseks.

Vastutav töötleja võib edastada isikuandmeid töötlemiseks volitatud töötlejale (näiteks infosüsteemi pidajale), kellega vallavalitsus on sõlminud asjakohase lepingu. Volitatud töötleja peab järgima lepingus nimetatud eesmärke ja viise ning vallavalitsuse juhiseid.

Millised on meie põhimõtted isikuandmete avalikustamisel?

Türi Vallavalitsus ei avalikusta isikuandmeid ilma seadusliku aluseta. Me järgime isikuandmete avalikustamisel järgmisi põhimõtteid:
• Eraisikute kirjad: Türi Vallavalitsuse dokumendiregistris asendatakse eraisikult saabunud kirja saatja nimi märgisega „Eraisik" ning kirja sisu ei kuvata.
• Õigusaktid: „Türi Vallavalitsuse dokumendiregistris avaldatakse isikuandmeid sisaldavad õigusaktid viisil, mis tagab, et isikuandmeid ei kuvata."
• Dokumentide väljastamine: Kui dokument sisaldab isikuandmeid ja see antakse välja kolmandale isikule, muudetakse isikuandmed enne väljastamist loetamatuks (tuvastamatuks).

Isikuandmeid väljastame või avalikustame ainult juhtudel, mis on ette nähtud seaduses, näiteks:

• kui andmete väljastamine on vajalik kohtueelsele menetlejale, kohtule või toimub perekonnaseisutoimingute seaduse § 152 lõike 1 punkti 3 või rahvastikuregistri seaduse § 71 või § 72 alusel;
• kui andmete avalikustamise kohustus tuleneb seadusest või selle alusel antud õigusaktist, näiteks Ametlikes Teadaannetes.

Avaandmetena (s.t kõigile vabalt ja avalikult kasutatavate masinloetavate andmetena) me isikuandmeid reeglina ei avalikusta, välja arvatud juhul, kui see on ette nähtud seaduses või selle alusel antud õigusaktis.

Kui kaua me Teie andmeid säilitame?

Säilitame Teie isikuandmeid:
• kuni dokumendi seadusest või muust õigusaktist tulenev säilitustähtaeg on möödunud;
• seni, kuni andmeid on vaja seadusest või muust õigusaktist tuleneva ülesande täitmiseks;
• või kuni seadusest või muust õigusaktist tulenev nõude aegumistähtaeg on möödunud.

Andmeid, millel ei ole arhiiviväärtust, säilitatakse kuni kehtiva säilitustähtaja lõppemiseni ning seejärel kustutatakse.

Arhiiviväärtusega andmed antakse üle avalikku arhiivi ning vallavalitsus lõpetab nende andmete edasise töötlemise.

Kuidas me Teie isikuandmeid kaitseme?

Türi Vallavalitsus rakendab isikuandmete kaitseks vajalikke organisatsioonilisi, füüsilisi ja tehnilisi turvameetmeid. Meie eesmärk on:
• vältida andmete volitamata töötlemist;
• tagada andmetele juurdepääs ainult volitatud isikutel vastavalt vajadusele;
• ennetada andmete lubamatut avalikustamist või lekkimist.

Kõik meie teenistujad on kohustatud järgima kehtivaid seadusi ning kasutama isikuandmete töötlemisel nõutud turvameetmeid. Ka meie nimel tegutsevad volitatud töötlejad (nt infosüsteemide haldajad) peavad tagama vähemalt samaväärse andmekaitse taseme, nagu seda teeb vallavalitsus ise.

Teie õigused seoses isikuandmete töötlemisega

Türi Vallavalitsus tagab Teile kõik isikuandmete kaitse üldmäärusest (IKÜM) tulenevad õigused. Teil on muuhulgas järgmised õigused:
Õigus saada teavet oma andmete kohta

Teil on õigus teada, milliseid isikuandmeid me Teie kohta töötleme ning kuidas seda teeme. Teabe saamiseks tuleb Teil esitada päring Türi Vallavalitsusele või konkreetsele asutusele, kellelt soovite teavet. Päring peab olema allkirjastatud — eelistatult digitaalselt — ning selgelt määratletud. Teie päringule vastatakse mõistliku aja jooksul, kuid mitte hiljem kui 30 päeva jooksul alates selle kättesaamisest. Kui päring on keerukas või hõlmab suurt andmemahtu, võib vastamise tähtaega pikendada kuni 60 päeva võrra (IKÜM art 12 lg 3 alusel). Sellisel juhul teavitame Teid viivituse põhjustest ja uuest tähtajast 30 päeva jooksul. Kui päringule vastamine ei ole võimalik, anname sellest samuti teada koos selgitustega keeldumise põhjuste kohta.

Õigus anda ja tagasi võtta nõusolek

Kui töötleme Teie isikuandmeid nõusoleku alusel, on Teil õigus oma nõusolek igal ajal tagasi võtta. Nõusoleku tagasivõtmiseks esitage avaldus Türi Vallavalitsusele või asutusele, kellele nõusoleku andsite. Nõusoleku tagasivõtmisel lõpetame viivitamata andmete töötlemise nendel eesmärkidel, milleks nõusolek anti.

Õigus andmete kustutamisele

Teil on õigus nõuda oma isikuandmete kustutamist, kui:

• neid töödeldakse Teie eelneval nõusolekul ja olete selle tagasi võtnud;
• isikuandmete säilitustähtaeg on möödunud ja puudub seaduslik alus nende säilitamiseks (sh kohustus arhiveerida).

Õigus andmete parandamisele

Kui Teie andmed on muutunud, ebaõiged, puudulikud või muul põhjusel ebatäpsed, on Teil õigus nõuda nende parandamist. Selleks esitage põhjendatud taotlus koos vajadusel täpsustavate selgitustega.

Õigus isikuandmete töötlemise piiramisele

• Teil on õigus taotleda andmete töötlemise piiramist, kui:
• vaidlustate andmete õigsuse – ajaks, mil kontrollime andmete õigsust;
• esitate vastuväite andmete töötlemise kohta – kuni kontrollime, kas meil on selleks õiguslik alus;
• meil ei ole andmeid enam vaja, kuid Teil on neid vaja õigusnõuete koostamiseks, esitamiseks või kaitsmiseks.

Õigus esitada vastuväiteid

Teil on õigus esitada vastuväiteid, kui kahtlustate, et Teie isikuandmeid töödeldakse ebaseaduslikult või viisil, mis rikub Teie õigusi. Taotluseks esitage põhjendatud kirjalik avaldus Türi Vallavalitsusele.

Õigus saada teavet uue töötlemise eesmärkide kohta

Kui meil tekib vajadus töödelda Teie andmeid muudel eesmärkidel kui need, milleks need algselt koguti, teavitame Teid enne töötlemise alustamist uute eesmärkide sisust ja alustest.

Õigus esitada kaebus

Kui leiate, et Türi Vallavalitsus on rikkunud Teie õigusi seoses isikuandmete töötlemisega, on Teil õigus pöörduda Andmekaitse Inspektsiooni (www.aki.ee) või halduskohtusse.

Isikuandmetega seotud rikkumised

Dokumenteerime kõik isikuandmetega seotud rikkumised, sealhulgas rikkumise asjaolud, mõju ja rakendatud meetmed. Kui toimub isikuandmetega seotud rikkumine ja see kujutab endast tõenäolist riski inimese põhiõigustele ja -vabadustele, siis teavitame rikkumisest Andmekaitse Inspektsiooni põhjendamatu viivituseta ja võimaluse korral 72 tunni jooksul rikkumisest teadasaamisest. Võtame kasutusele meetmed, et rikkumine koheselt lõpetada. Kui rikkumise tulemusena tekib Teie põhiõigustele ja -vabadustele tõenäoliselt suur risk, siis teavitame sellest ka Teid. Teavituse eesmärk on võimaldada Teil endal kasutada vajalikke ettevaatusabinõusid olukorra leevendamiseks.

Isikuandmete töötlemine Türi Vallavalitsuse ülesannete täitmisel

Õiguslik alus

Türi Vallavalitsuse ja tema hallatavate asutuste ülesanded, mille käigus võib osutuda vajalikuks isikuandmete töötlemine, tulenevad eelkõige:

• kohaliku omavalitsuse korralduse seadusest,
• kohaliku omavalitsuse üksuse finantsjuhtimise seadusest,
• Türi valla põhimäärusest,
• Türi Vallavalitsuse põhimäärusest,
• ning muudest õigusaktidest.

Isikuandmete töötlemisel juhindume isikuandmete kaitse üldmäärusest (IKÜM), isikuandmete kaitse seadusest, avaliku teabe seadusest, andmekaitset reguleerivatest muudest õigusaktidest ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistest.

Avaandmetena, s.t kõigile vabalt ja avalikult kasutatavate masinloetavate andmetena, me isikuandmeid ei avalikusta, välja arvatud juhul, kui see on seadusega ette nähtud.

Pöördumised

Türi Vallavalitsuse tegevus on üldjuhul avalik. Vallavalitsus võib töö käigus saada isikuandmeid, sealhulgas tundlikke ja eraelulisi andmeid. Sellised andmed võivad meieni jõuda:

• Teie enda pöördumise kaudu (nt teabenõue, märgukiri, selgitustaotlus, avaldus, kiri),
• kolmanda isiku kaudu (sh juriidiline isik), kelle pöördumine sisaldab Teie isikuandmeid,
• või juhul, kui olete kaasatud menetlusse.

Isikuandmeid kasutame pöördumise menetlemiseks, vastamiseks ja vajadusel muude dokumentide koostamiseks. Kui pöördumise lahendamiseks on vaja teha järelepärimisi kolmandatele isikutele, avaldame isikuandmeid vaid minimaalses, vajalikus mahus.

Juurdepääsupiiranguga teabe väljastamisel peame olema veendunud Teie isikusamasuses. Seetõttu peab pöördumine olema omakäeliselt või digitaalselt allkirjastatud.

Kui Teie pöördumine kuulub mõne teise asutuse pädevusse, edastame selle üldjuhul ise õigesse kohta ning teavitame Teid edastamisest või anname teavet, kuhu peaksite pöörduma.

Dokumendiregister ja juurdepääsupiirangud

Avaliku teabe seaduse alusel avaldame osa dokumente avalikus dokumendiregistris. Eraisikust kirja saatja või saaja puhul asendatakse nimi sõnaga „eraisik". Juriidilise isiku kontaktandmed võivad olla avalikud.

Kui kirjutate meile asutuse või juriidilise isiku nimel (nt ettevõtte töötajana), palume kasutada tööalaseid, mitte isiklikke kontaktandmeid.

Kirjavahetus, millele on kehtestatud juurdepääsupiirang, on kättesaadav ainult teabenõude alusel ning sõltuvalt dokumendi sisust võidakse see osaliselt või täielikult väljastada. Avalikustatavatest dokumentidest eemaldatakse isiklikud kontaktandmed (e-post, telefon), välja arvatud juhul, kui tegemist on juriidilise isiku esindajaga.

Teabe avaldamine kolmandatele isikutele

Isikuandmetele saavad juurdepääsu ainult volitatud töötlejad, kellel on selleks tööülesannetest tulenev õigustatud vajadus. Teistele isikutele edastame andmeid üksnes juhul, kui neil on seadusest tulenev õigus ja põhjendatud huvi (nt kohus või kohtueelne menetleja).
Kui tekib ilmne avalikkuse huvi, võime teatud asjaolusid avaldada, tuginedes avaliku teabe seaduse § 38 lg-le 1 ja § 30 lg-le 4. Teeme seda ainult erandjuhtudel, hoides ära eraelu ülemäärase riive. Kui isik on ise avalikkuse ette toonud teavet menetluse kohta, jätame endale õiguse oma tegevuse kohta selgitusi anda, kuid mitte suuremas ulatuses kui isik ise on avalikustanud.

Säilitamine
• Kirjavahetust säilitame 5 aastat, välja arvatud juhul, kui see on arhiiviväärtuslik – siis antakse see üle Rahvusarhiivile ja säilitatakse 75 aastat.
• Ametlikele e-posti aadressidele saadetud e-kirju ei säilitata, kui neis ei ole ametlikult registreeritavat teavet.
• Kirjavahetuse statistikat ja kokkuvõtteid avaldame umbisikuliselt, ilma nimedeta.

Lepingud

Isikuandmeid võidakse töödelda, kui olete:

• Türi Vallavalitsusega sõlmitud lepingu (nt käsundus-, töövõtu-, rendi- või müügileping) osapool, või
• juriidilise isiku esindaja, kes täidab lepingu kohustusi.

Andmeid töödeldakse lepingu täitmiseks ning juriidiliste kohustuste täitmiseks. Lepingud on reeglina avalikud, välja arvatud juhul, kui seadus lubab kehtestada juurdepääsupiirangu. Hoolimata juurdepääsupiirangust saavad lepingutes sisalduvaid andmeid töödelda ainult volitatud töötlejad.Lepinguid säilitatakse vastavalt kehtivatele säilitustähtaegadele: üldjuhul 7 aastat, kuid teatud lepinguid, näiteks rahalise väärtusega lepinguid, säilitatakse kuni 10 aastat pärast lepingu lõppemist. Töösuhteid puudutavatel dokumentidel (nt töölepingud) võivad olla eraldi säilitamistähtajad vastavalt arhiivireeglitele ja seadusandlusele.

Toetused ja teenused

Isikuandmeid võidakse töödelda vallavalitsuse poolt antava rahalise toetuse või teenuse osutamise raames. Andmed võivad meieni jõuda kas Teie enda taotluse alusel või kolmandate isikute kaudu ning neid töödeldakse avalikes huvides oleva ülesande täitmiseks.

Järelevalve ja seire

Vallavalitsus võib töödelda isikuandmeid järelevalvemenetluste ja seirete käigus, mida viiakse läbi hallatavates asutustes. Andmeid töödeldakse üksnes seadusest tulenevate ülesannete täitmiseks.

• Menetluses kogutud andmed on juurdepääsupiiranguga kuni otsuse jõustumiseni.
• Järelevalve lõpparuanne on üldjuhul avalik, välja arvatud isikuandmeid sisaldavad osad.
• Järelevalveandmeid säilitatakse kuni vaidlustamistähtaja möödumiseni.